Trong bối cảnh thương mại điện tử toàn cầu ngày càng bùng nổ, quá trình kinh doanh trở nên chuyên môn hóa sâu sắc. Dịch vụ Fulfillment ra đời nhằm giải quyết triệt để những khó khăn trong quản lý kho và vận chuyển của doanh nghiệp. Đây chính là phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh các yêu cầu từ khách hàng đồng thời tối ưu hóa hoạt động kinh doanh tổng thể.

1. Khái niệm Fulfillment

1.1. Fulfillment service là gì?

Fulfillment là toàn bộ quy trình từ khi hàng hóa được nhập kho cho đến khi sản phẩm đến tay người mua. Bao gồm các hoạt động chính như tiếp nhận hàng hóa từ người bán, lưu trữ trong kho, xử lý và đóng gói đơn hàng, vận chuyển đến địa chỉ của khách hàng.

Dịch vụ Fulfillment được hiểu là hình thức thuê ngoài quản lý tồn kho, xử lý đơn hàng và giao nhận cho người bán. Nhờ đó, sản phẩm được chuyển tới khách hàng nhanh chóng và hạn chế sai sót trong quá trình vận hành. Fulfillment còn được gọi là dịch vụ hoàn tất đơn hàng hoặc dịch vụ hậu cần kho vận chuyên nghiệp, đáp ứng nhu cầu phát triển mạnh mẽ của kinh doanh trực tuyến.

1.2. Fulfillment center là gì?

Fulfillment center đóng vai trò như điểm trung tâm trong chuỗi cung ứng, chịu trách nhiệm toàn bộ các bước thực hiện đơn hàng từ chọn sản phẩm đến đóng gói và vận chuyển. Các đơn vị dịch vụ sử dụng fulfillment center như một kho trung chuyển nhằm xử lý đơn hàng một cách hiệu quả và kịp thời.

Nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL) cũng sử dụng fulfillment center để nhận hàng từ người bán, bảo quản và hoàn thành đơn hàng cho khách thương mại điện tử, giúp giảm áp lực quản lý kho và giao nhận cho người bán lẻ.

2. Vai trò quan trọng của ngành dịch vụ Fulfillment

2.1. Quản lý và giảm chi phí kho

Việc quản lý kho và tối ưu chi phí liên quan luôn là thách thức với doanh nghiệp, đặc biệt khi số lượng đơn hàng tăng cao. Doanh nghiệp phải đầu tư mở rộng kho, tăng nhân sự làm việc dẫn đến chi phí cố định lớn.

Dịch vụ Fulfillment cung cấp giải pháp kho bãi trọn gói với giá ưu đãi; khách hàng chỉ trả phí cho không gian và dịch vụ dùng đến. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tập trung nhân lực vào phát triển kinh doanh hiệu quả hơn.

2.2. Phục vụ nhu cầu bán hàng quốc tế

Kinh doanh xuyên biên giới ngày càng phổ biến trong bối cảnh thị trường nội địa bão hòa. Tuy nhiên, vận chuyển và thủ tục xuất khẩu thường phức tạp và khó kiểm soát.

Dịch vụ Fulfillment chuyên nghiệp với mạng lưới kho trung tâm tại nhiều quốc gia giúp doanh nghiệp giải quyết những trở ngại này, cho phép mở rộng kinh doanh quốc tế một cách thuận lợi, nhanh chóng.

2.3. Đảm bảo chất lượng dịch vụ giao hàng

Chất lượng giao hàng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng trong thương mại điện tử. Thời gian vận chuyển, đóng gói chắc chắn, bảo quản nguyên vẹn sản phẩm là các yếu tố được khách hàng quan tâm hàng đầu.

Quy trình fulfillment được chuẩn hóa với hệ thống quản lý chuyên nghiệp giúp giao hàng chính xác, đúng hạn và thu hộ tiền khi cần. Điều này tăng sự hài lòng cho khách hàng, đồng thời giảm thiểu gánh nặng cho người bán trong việc xử lý và vận chuyển.

2.4. Tạo điều kiện mở rộng quy mô kinh doanh

Khi tự quản lý kho và hậu cần, doanh nghiệp phải chịu các chi phí cố định cao như thuê kho và lương nhân viên. Điều này gây áp lực khi mở rộng kinh doanh.

Sử dụng dịch vụ fulfillment biến các khoản chi phí cố định thành khoản chi phí biến đổi dựa trên nhu cầu thực tế, giúp doanh nghiệp linh hoạt và dễ dàng mở rộng quy mô mà không phải lo lắng nhiều về tài chính và rủi ro.

3. Các mô hình áp dụng dịch vụ Fulfillment hiện nay

3.1. Bán Dropship

Dropshipping là mô hình kinh doanh không cần giữ hàng trong kho mà sử dụng dịch vụ fulfillment để nhà cung cấp trực tiếp đóng gói và vận chuyển sản phẩm cho khách hàng. Người bán chỉ đóng vai trò trung gian kết nối giữa khách và nhà sản xuất.

Mô hình này rất phù hợp với người mới bắt đầu vì không cần vốn lớn và giảm thiểu rủi ro tồn kho.

3.2. In-House Fulfillment

Trong mô hình này, toàn bộ quá trình lưu kho, xử lý và giao hàng được thực hiện bởi nhân sự nội bộ của doanh nghiệp. Điều này giúp kiểm soát toàn bộ quy trình và đảm bảo chất lượng dịch vụ theo ý muốn của doanh nghiệp.

Để nâng cao hiệu quả, doanh nghiệp thường đầu tư phần mềm và ứng dụng tự động hóa trong quản lý kho và đơn hàng.

3.3. Third-Party Fulfillment

Mô hình này sử dụng bên thứ ba (3PL) để thực hiện toàn bộ các bước khép kín từ việc bảo quản hàng trong kho, đóng gói đến vận chuyển cho khách hàng. Nhân viên của công ty logistics bên ngoài hoàn toàn phụ trách quy trình fulfillment.

Lựa chọn này phù hợp với doanh nghiệp không đủ nguồn lực đầu tư kho bãi nội bộ, giúp họ tập trung phát triển công tác marketing và bán hàng.

3.4. Hybrid Fulfillment

Hybrid Fulfillment là sự kết hợp linh hoạt giữa các mô hình fulfillment trên. Ví dụ doanh nghiệp có thể tự fulfillment các sản phẩm đặc thù hoặc tùy chỉnh, đồng thời thuê ngoài dropshipping với các mặt hàng không phổ biến để tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả.

Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp cần tối ưu hóa hoạt động và mở rộng quy mô kinh doanh một cách linh hoạt.

4. Quy trình thực hiện dịch vụ Fulfillment

Quy trình cơ bản của một dịch vụ fulfillment diễn ra theo thứ tự:

Nhận hàng > Lưu kho > Xử lý đơn hàng khi phát sinh > Giao hàng > Thu tiền hộ (nếu có) > Giải quyết các yêu cầu hậu mãi như trả hàng, đổi hàng.

Chi tiết từng bước:

• Nhận hàng: Nhân viên dịch vụ fulfillment đến lấy hàng trực tiếp từ người bán rồi chuyển về kho.

• Lưu kho và quản lý tồn kho: Hàng hóa được sắp xếp khoa học trong kho, kiểm soát lượng nhập xuất hàng hóa liên tục nhằm đảm bảo đúng tiến độ giao hàng.

• Xử lý đơn hàng: Các đơn hàng được tiếp nhận, kiểm tra và đóng gói tỉ mỉ với hệ thống quản lý hiện đại nhằm hạn chế sai sót đồng thời gửi xác nhận đơn hàng đến người mua.

• Giao hàng và thu tiền: Sản phẩm được vận chuyển đúng địa chỉ và thời gian cam kết. Nếu có thanh toán COD, dịch vụ cũng đảm nhận việc thu tiền hộ người bán.

• Xử lý hậu mãi: Các yêu cầu đổi trả hàng được tiếp nhận và giải quyết theo chính sách đảm bảo quyền lợi khách hàng và hạn chế tổn thất cho người bán.

Người bán luôn có thể theo dõi tồn kho và trạng thái đơn hàng, trong khi người mua được hỗ trợ minh bạch về quá trình vận chuyển và các thông tin cần thiết.

5. Một số dịch vụ Fulfillment uy tín nổi bật

5.1. FedEx Fulfillment

Là nhà cung cấp dịch vụ fulfillment có kinh nghiệm với mạng lưới rộng khắp và hệ thống tích hợp đa nền tảng thương mại điện tử như Shopify, WooCommerce. FedEx có ưu thế trong việc cung cấp các dịch vụ đóng gói tùy chỉnh nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Tuy nhiên, có giới hạn về kích thước và trọng lượng hàng hóa (tối đa 22,67kg và kích thước 18x14x8 inch).

5.2. Fulfillment by Amazon (FBA)

Dịch vụ fulfillment của mạng thương mại điện tử lớn Amazon cho phép tiếp cận mạng lưới với hơn 170 trung tâm fulfillment toàn cầu và cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng cao cấp. Sản phẩm được ưu tiên trong kênh Amazon và hưởng lợi từ dịch vụ Prime cùng với giao hàng nhanh.

FBA lưu ý về các yêu cầu nghiêm ngặt trong chuẩn bị sản phẩm và chỉ phục vụ người bán trên nền tảng Amazon.

5.3. Rakuten Super Logistics

Dịch vụ fulfillment đến từ một trong những trang thương mại điện tử hàng đầu Nhật Bản, nổi bật với chính sách hoàn tất đơn hàng chính xác và giao hàng nhanh trong ngày làm việc tiếp theo.

Hỗ trợ đa dạng loại sản phẩm và tích hợp với nhiều nền tảng như Shopify, Walmart. Tuy nhiên, yêu cầu tối thiểu số lượng đơn hàng hàng tháng khá cao, không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.

5.4. ShipBob

Ra đời từ năm 2013, ShipBob cung cấp phần mềm quản lý miễn phí tích hợp cùng các nền tảng lớn và vận chuyển quốc tế tới hơn 220 quốc gia. ShipBob hỗ trợ nhãn hiệu tùy chỉnh và không yêu cầu đơn hàng tối thiểu.

Một số phản ánh về rủi ro lỗi hoặc giao hàng chậm vẫn tồn tại nhưng đây là lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp đa quy mô.

5.5. ShipMonk

Thành lập năm 2014, ShipMonk cung cấp dịch vụ 3PL đáng tin cậy với phần mềm quản lý đơn giản, không yêu cầu đơn tối thiểu và nhiều tùy chọn xây dựng thương hiệu trên bao bì.

Tuy nhiên phạm vi kho bãi hạn chế chỉ tại Mỹ và Mexico, cùng mức phí nhận và đóng gói tối thiểu hơi cao.

6. Giải pháp cho bài toán Fulfillment trong kinh doanh Dropshipping

Đối với người bán theo mô hình dropshipping, việc quản lý chuỗi fulfillment có thể phức tạp và gây khó khăn. Do đó, nhiều nền tảng và ứng dụng hỗ trợ tìm nguồn hàng, xử lý đơn, đóng gói và giao hàng đã ra đời nhằm giúp người bán tối ưu vận hành và phát triển doanh nghiệp nhanh chóng, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử xuyên biên giới ngày càng phát triển.

Tổng kết lại, dịch vụ Fulfillment đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kho vận, giao nhận và mở rộng thị trường cho các doanh nghiệp trong thời đại thương mại điện tử. Việc lựa chọn mô hình phù hợp và hợp tác với đối tác fulfillment chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, cải thiện chất lượng dịch vụ và nhanh chóng đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày càng cao.